Publié le: 29 novembre 2018 Nous avons demandé à notre senior consultant HR & Office Karijn Van Treeck quels seraient les avantages d'une journée de travail sans e-mails et comment ne pas faire exploser notre boîte de réception avec des e-mails.
Nous le reconnaissons tous : chaque jour, nous recevons un nombre important d'e-mails sur des sujets variés, certains plus urgents que d'autres. Certains e-mails demandent une réponse rapide et immédiate alors que vous pouvez planifier d'autres e-mails plus tard. Des lettres d'information avec des articles intéressants, des e-mails informatifs pour rester au fait des affaires en cours, une invitation d'un collègue à sa fête d'anniversaire, et puis les e-mails qui ne vous concernent pas, mais augmentent le nombre d'e-mails non lus.
Comment trouver le bon équilibre ? Comment gérer l'envie constante de lire et de répondre immédiatement aux e-mails, même si nous sommes occupés sur autre chose à ce moment ? Comment créer une structure efficace dans nos communications quotidiennes par le biais de nos boîtes de réception ?
C'est pourquoi l'organisation Master Your Email a lancé un Vendredi sans e-mail en 2008. Dans le cadre d'une journée sans e-mail, ils demandent aux entreprises de réfléchir à leur comportement en matière d'e-mails. Nous perdons moins de temps si nous nous téléphonons ou discutons. Par exemple, il semble que les travailleurs vérifient leur boîte de réception toutes les quinze minutes. Cela représente chaque jour une demi-heure d’interruptions dans leur travail. Sans oublier les malentendus souvent causés par de longues chaînes d'e-mails.
Quels sont les avantages de ce « Vendredi sans e-mail » pour une organisation ?
- Contact plus personnel et interaction plus directe
- Le contact direct favorise l'esprit d'équipe et vous permet de mieux connaître vos collègues
- Perdre moins de temps avec les e-mails signifie avoir plus de temps pour d'autres choses
Bien entendu, un tel Vendredi sans e-mail n’est pas une solution définitive au problème des e-mails, mais il s'agit bel et bien d'une première étape. Travailler une journée sans e-mail peut donner une autre idée de la communication mutuelle et même externe, et donner lieu à une réflexion générale sur les pièges potentiels de l’utilisation excessive des e-mails en général.
DES CONSEILS UTILES :
- Gardez votre boîte de réception aussi vide que possible, ne l'utilisez pas comme liste de tâches.
- Transférez un message maximum 2 fois et indiquez un objet clair reprenant la raison pour laquelle vous transférez ce mail.
- Vérifiez votre boîte de réception à des moments prédéfinis et fixes. Ne succombez pas à la tentation de lire immédiatement chaque message. Terminez d'abord votre travail en cours.
- Utilisez le CC avec parcimonie. Envoyez uniquement des messages en cc lorsque le destinataire doit vraiment être mis au courant.
- Indiquez le plus possible des objets clairs. Un objet clair résume parfaitement le message et permet au destinataire de décider plus facilement de lire/ne pas lire l'e-mail.
- Évitez d'utiliser « répondre à tous » et envoyez votre réponse le plus possible exclusivement à l'expéditeur original.
- Trente e-mails par jour est le nombre maximum que vous pouvez traiter efficacement. Vous devriez plutôt décrocher votre téléphone pour les questions urgentes ou plus complexes.